CRM systemen voor makelaars: welke zijn er en hoe kies je?
Vraag een makelaar naar zijn kostbaarste bezit.
Hij wijst naar zijn pand. Of naar de auto voor de deur.
Fout. Het kostbaarste bezit van elke makelaar is zijn CRM. Duizenden namen van mensen die ooit een huis via jou kochten, een woning bezichtigden of een taxatie lieten doen. Allemaal mensen die jou al kennen.
En bij de meeste kantoren ligt die goudmijn te verstoffen.
In dit artikel zet ik de CRM systemen voor makelaars in Nederland op een rij. Welke er zijn, waarin ze verschillen en waar je op let bij het kiezen. En daarna vertel ik je wat geen enkele softwareleverancier je vertelt: hoe je uit dat systeem ook daadwerkelijk nieuwe opdrachten haalt.
Wat is een CRM voor makelaars?
CRM staat voor Customer Relationship Management: één systeem waarin al je relaties, woningen, afspraken en dossiers samenkomen.
Een makelaars-CRM is meer dan een digitaal adresboek. Het verschil met een algemeen CRM zit in de vakspecifieke functies: objectenbeheer, publicatie naar Funda en andere portalen, koppeling met je eigen website, bezichtigingsplanning, biedlogboeken, digitaal ondertekenen en Wwft-controles.
Zoek je op "CRM voor makelaars", dan kom je overigens vooral internationale lijstjes tegen met Amerikaanse software. Leuk voor een makelaar in Texas. Voor de Nederlandse makelaardij, met Funda, NWWI en de Wwft, kijk je naar een handjevol Nederlandse pakketten.
Welke CRM systemen voor makelaars zijn er in Nederland?
Realworks: de marktleider
Realworks bestaat sinds 2004 en is veruit het grootste pakket in de Nederlandse makelaardij. Naar eigen zeggen werkt tachtig procent van de Nederlandse makelaars ermee. Realworks is verbonden aan het NVM-ecosysteem en werkt met modules voor agenda, taken, facturatie en digitaal ondertekenen.
Sterk aan Realworks: alles zit erin, van eerste contact tot overdracht, inclusief Wwft-checks en een biedlogboek. Via het consumentenplatform Move.nl volgt je klant elke stap van het proces. De keerzijde die je van gebruikers hoort: het is een groot systeem, en groot betekent soms ook log.
Kolibri: de uitdager van Vastgoed Nederland
Kolibri is het CRM uit de stal van brancheorganisatie Vastgoed Nederland en profileert zich als het gebruiksvriendelijkste pakket van de markt. Kolibri automatiseert de dagelijkse taken van een makelaardij en levert er desgewenst een website bij.
Sterk aan Kolibri: het open karakter. Via koppelingen sluit je tools aan zoals marketingplatform Wazzup en biedplatform Eerlijk Bieden. Ook handig: woningmarktcijfers van jouw werkgebied direct in je CRM.
Yes-Co: de flexibele
Yes-Co is een volledig online CRM zonder installatie en zonder verplicht contract. Je betaalt voor wat je gebruikt, met een onbeperkt aantal gebruikers. Dat maakt het aantrekkelijk voor kleinere kantoren en starters die niet meteen aan een groot pakket vast willen zitten.
Pararius Office: voor de verhuurmakelaar
Werk je vooral in de verhuur, dan is Pararius Office het bekijken waard. Het pakket is gebouwd rond het verhuurproces en koppelt vanzelfsprekend naadloos met portal Pararius.
De overige spelers
Daarnaast kom je in de markt namen tegen als Eyemove, Pyber en Goes & Roos. En wie over de grens kijkt, ziet Belgische pakketten als Skarabee en Zabun. Elk met een eigen accent, van taxaties tot nieuwbouwprojecten. Minder groot, maar voor specifieke kantoren soms precies passend.
En HubSpot, Pipedrive of Zoho dan?
Generieke CRM systemen zoals HubSpot, Pipedrive en Zoho zijn uitstekende pakketten. Voor een softwarebedrijf. Of een consultancybureau.
Voor een makelaarskantoor als hoofdsysteem raad ik ze af. Ze missen objectenbeheer, Funda-publicatie, biedlogboeken en Wwft-functionaliteit. Je bent maanden aan het bouwen wat een makelaars-CRM standaard kan.
Wat wél kan: zo'n pakket naast je makelaars-CRM gebruiken voor marketing en opvolging. Maar begin daar pas aan als je basis staat.
Waar let je op bij het kiezen van een CRM?
De demo's zien er allemaal prachtig uit. Kijk daarom verder dan de presentatie en beoordeel elk pakket op deze punten:
- De koppeling met je website. Je woningaanbod moet automatisch en realtime op je eigen site verschijnen. Niet alleen op Funda. Waarom dat zo belangrijk is, lees je in mijn artikel over een website voor makelaars.
- De koppelingen met portalen en tools. Funda is een must, maar check ook Pararius, huurportalen en marketingtools. Hoe opener het systeem, hoe minder je later vastzit.
- Gebruiksgemak voor het hele team. Het beste CRM is het CRM dat je binnendienst ook echt gebruikt. Laat niet alleen de eigenaar de demo bekijken, maar juist de mensen die er dagelijks in werken.
- De totale kosten. Vraag naar het complete plaatje: abonnement, modules, koppelingen, onboarding. Vergelijk op jaarbasis, niet op maandprijs.
- De overstapservice. Hoe komen je huidige relaties en dossiers over? Een leverancier die daar vaag over doet, is een rode vlag.
- De marketingmogelijkheden. Kan het systeem automatisch mailen naar zoekers, oud-klanten en bezichtigers? Dit punt vergeet bijna iedereen, en het is misschien wel het belangrijkste. Waarom, dat lees je hieronder.
Het deel dat geen leverancier je vertelt
Ik werk al veertien jaar met makelaars, en ik durf de stelling wel aan: het probleem is bijna nooit het CRM. Het probleem is wat de makelaar ermee doet.
Reken even mee. Een gemiddeld kantoor heeft duizenden relaties in zijn systeem staan. Kopers van jaren geleden. Bezichtigers die het huis net niet werden. Taxatieklanten. Mensen die ooit een zoekopdracht instelden.
Nederlanders verhuizen gemiddeld elke zeven tot tien jaar. Dus wie in 2018 via jou een huis kocht in pakweg Rosmalen, is nu statistisch gezien bijna een verkoper. Jouw toekomstige opdrachtgever staat al in je systeem. Met naam, adres en e-mailadres.
En wat krijgt die persoon van jou te horen? Precies. Niets. Al jaren niet.
Dat is alsof je een volle spaarrekening hebt en vergeten bent dat hij bestaat.
Het CRM registreert. Maar registreren is geen relatie. Stuur die duizenden contacten structureel iets waardevols: een woningmarktupdate van hun wijk, een verhaal over een verkocht huis om de hoek, een uitnodiging voor een gratis waardebepaling. Dan ben jij degene die ze bellen als het zover is. Niet de concurrent met hetzelfde logo op de gevel.
Hoe je die zichtbaarheid opbouwt, van je database tot Google, laat ik zien in mijn gratis online videotraining. Kijk hem voordat je ook maar één demo inplant. Dan weet je precies wat je van je CRM moet vragen.
Veelgestelde vragen over CRM systemen voor makelaars
Welke CRM systemen voor makelaars zijn er in Nederland?
De bekendste CRM systemen voor makelaars in Nederland zijn Realworks, Kolibri, Yes-Co en Pararius Office. Daarnaast zijn er kleinere en gespecialiseerde spelers zoals Eyemove, Pyber en Goes & Roos, en Belgische pakketten zoals Skarabee en Zabun.
Wat is het meest gebruikte CRM voor makelaars?
Realworks is veruit het meest gebruikte CRM in de Nederlandse makelaardij. Het pakket bestaat sinds 2004 en wordt naar eigen zeggen door zo'n tachtig procent van de Nederlandse makelaars gebruikt. Kolibri, verbonden aan Vastgoed Nederland, is de bekendste uitdager.
Wat kost een CRM voor makelaars?
De kosten verschillen sterk per pakket, per aantal gebruikers en per afgenomen modules en koppelingen. De meeste leveranciers werken met een maandabonnement en publiceren geen vaste prijzen. Vraag daarom altijd meerdere offertes aan en vergelijk de totale kosten op jaarbasis, inclusief onboarding en koppelingen.
Kan ik als makelaar ook HubSpot, Pipedrive of Zoho gebruiken?
Dat kan, maar als hoofdsysteem is het onverstandig. Generieke CRM systemen missen makelaarsspecifieke functies zoals objectenbeheer, publicatie naar Funda, biedlogboeken en Wwft-controles. Ze zijn hooguit geschikt als aanvullend systeem voor marketing en opvolging naast een makelaars-CRM.
Welk CRM voor makelaars koppelt met Funda?
Alle grote Nederlandse makelaars-CRM systemen, waaronder Realworks en Kolibri, kunnen woningaanbod publiceren naar Funda. Let bij het kiezen ook op koppelingen met andere portalen zoals Pararius, met je eigen website en met marketingtools.
Hoe stap ik over naar een ander CRM systeem?
Vraag de nieuwe leverancier naar de overstapservice: hoe worden je relaties, objecten en dossiers overgezet en wat kost dat? Plan de overstap in een rustige periode, leg de koppeling met je website en portalen opnieuw en train het hele team voordat je het oude systeem uitzet.
Kies je CRM in een week. Bouw je goudmijn in jaren.
Welk pakket je ook kiest: het systeem is het gereedschap, niet de strategie. De makelaar die zijn CRM alleen vult, verliest van de makelaar die zijn CRM ook gebruikt.
Wil je weten of je website en je systemen nu al klanten voor je binnenhalen? Vraag dan de gratis websitescan aan. Binnen no time weet je waar je staat.
En wil je in één dag leren hoe je van je database, je website en Google een structurele bron van verkoopopdrachten maakt? Kom dan naar mijn eendaagse training in Den Bosch. Neem je laptop mee, dan openen we die goudmijn samen. En na afloop een Bossche bol, want ook die investering verdient zichzelf terug.
